Een buitenlandse vennootschap moet zich inschrijven bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK) indien in Nederland arbeidskrachten worden uitgeleend tegen betaling. Dan is namelijk de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (Waadi) van toepassing. Er kan een boete worden opgelegd als de registratie niet juist is.

Het doel van de Waadi is om werknemers te beschermen. Bescherming is bijvoorbeeld nodig indien werknemers worden onderbetaald, bij te lange werktijden en bij schijnconstructies. In Nederland controleert de Arbeidsinspectie op de juiste naleving van de Waadi.

Speciaal formulier

De KvK heeft een speciaal formulier voor de inschrijving van een buitenlandse vennootschap. Het formulier is ook online vindbaar. Nadat het formulier is ingevuld en ondertekend, dient het te worden ingeleverd bij één van de kantoren van de KvK. Van belang is om een bewijs van registratie, niet ouder dan één maand, van de registrerende instantie in het buitenland mee te nemen. Afhankelijk van het buitenland kan een dergelijk verzoek maanden in beslag nemen. De KvK controleert de ingevulde gegevens zorgvuldig en kan om aanvullende gegevens verzoeken indien zij dat nodig acht. Al met al kan het een hele papierwinkel zijn voordat de registratie bij de KvK helemaal in orde is. Bestuurders dienen ingeschreven te worden. De KvK heeft ook hiervoor een speciaal formulier. Als de bestuurder een natuurlijk persoon is, dan moet de functionaris persoonlijk langs komen bij één van de kantoren van de KvK met een kopie van een geldig legitimatiebewijs.

UBO inschrijving

Hoe zit het met de Ultimate Beneficial Owners (UBO)? Dit zijn de mensen die uiteindelijk eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de organisatie. Bijvoorbeeld mensen met meer dan 25% van de aandelen. Als de functionaris ook uiteindelijk belanghebbende is, dan dient het formulier ‘Inschrijving UBO’ ook te worden ingeleverd bij de KvK. Een vennootschap moet zich inschrijven bij het Handelsregister en als er gegevens met betrekking tot de vennootschap of bestuurder veranderen, dan moeten de nieuwe gegevens worden opgegeven bij de KvK. De wettelijke termijn hiervoor is één week.